Weniger Stress – mehr Arbeitseffizienz

Die Arbeitszeit reicht kaum mehr aus, um alle Arbeit zu erledigen. Mitarbeitende machen regelmässig Überstunden. Die Hoffnung, dass sich der Arbeitsaufwand von selbst verringert, hat sich zerschlagen. In dieser Situation helfen ein paar wenige strategische Massnahmen, um die Arbeit effizienter zu gestalten und damit ohne zusätzliche Überstunden die Pendenzenberge zu reduzieren.


Arbeitspsychologen und Coaches aus aller Welt beschäftigen sich mit diesem Thema. Sie suchen nicht nur nach Ursachen für Stress im Job, sondern auch nach Strategien für mehr Arbeitseffizienz. Das Resultat ihrer umfassenden Studien sind zwei zentrale Erkenntnisse, die auch Sie in Ihrem Büroalltag beherzigen und umsetzen können.

Lernen Sie, Nein zu sagen
Eine allseits bekannte Situation: Man hat einen Arbeitsplan für den Tag, möchte sich zum Beispiel auf ein Meeting vorbereiten – kommt aber nicht dazu. Der Grund sind Störungen der Kollegen, die mit der Frage „Kannst du vielleicht mal eben…?“ in Ihrem Büro vorbei schauen – und da Sie durchaus „mal können“, tun Sie dies meist dann auch. Jedoch ist so kein konzentriertes Arbeiten möglich, Sie können Ihren Tagesplan nicht durchführen – Ihr „Projekt“ bleibt liegen, wird aufgeschoben und stapelt sich, zusammen mit anderen Projekten, zu einem immer grösser werdenden Berg an Unerledigtem auf.
Da hilft nur eins: Sagen Sie „Nein“ zu Ihrem Kollegen, nennen Sie den Grund dafür und drücken Sie Ihr Bedauern aus.

Übernehmen Sie die Herrschaft über die Email-Flut
Natürlich ist Ihr Posteingang allmorgendlich gut gefüllt und während des Tages kommt auch ständig genug nach. Aber das sollte für Sie kein Grund sein, bei jedem Eingangs-Signal aufzuschrecken und zur Bearbeitung der gerade eingetroffenen Nachricht zu schreiten – und sich so permanent aus der Tagesplanung bringen zu lassen.
Stellen Sie das Signal während der Arbeitszeit am besten ab und gewöhnen Sie sich an, Ihre Mails nur ein- oder zweimal täglich zu überprüfen und zu bearbeiten. Seien Sie gewiss, dass sich Ihr Umfeld sehr rasch darauf einstellen – und Ihre Strategie möglicherweise sogar kopieren wird.

Wenn Sie als Unternehmen die Effizienz im Bereich E-Mail steigern möchten, können Sie dies mit dem Online-Kurs „Grundlagen: effizient Mailen“ erreichen, der bei Bedarf massgeschneidert an die konkreten Bedürfnisse und Gegebenheiten eines Betriebs angepasst werden kann.

Autor
Markus Schärli
Über:
Experte für didaktische Unternehmenskommunikation. Er verfügt über langjährige Erfahrung als Journalist (Zeitung, Radio, Fernsehen) als auch als Managing Director einer internationalen Firma in der Unternehmenskommunikation und Gründer des E-Learning Spezialisten rissip. Er ist Dozent für Unternehmenskommunikation an der Hochschule Luzern und Co-Autor des E-Books: „Personal erfolgreich und effizient schulen".
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